¿Qué es?
Una nueva feature desde acciones masivas en Desk, que permite a los administradores de la plataforma cerrar múltiples tickets de manera automática en una fecha futura establecida.
Además, ofrece la opción de establecer recurrencia en los cierres, facilitando la automatización del flujo de trabajo y la gestión eficiente de tickets que cumplen con criterios específicos.
¿Cómo utilizarlo?
1. Crear una programación
Para configurar un cierre masivo programado:
- Acceder a la sección Administrador / Acciones masivas en la plataforma.
- Selecciona la acción de Cerrar tickets
- Haz click en el botón de Crear cierre masivo en el caso de que no tengas cierres creados y Crear nuevo cierre en el caso de que existan cierres programados.
- Dale un nombre que te ayude a identificar el cierre creado.
- Definir la fecha y hora en la que se ejecutará el cierre.
- (Opcional) Configurar si quieres que se repita el cierre de manera diaria, semanal, mensual.
- En este caso también debes agregar cuándo quieres que deje de repetirse la programación.
- Si queda vacío entonces no dejará de repetirse.
- Seleccionar los tickets que se desean incluir en el cierre masivo a través de los filtros de cuentas, departamentos, estados del ticket, agente asignado o por respuesta. Además debes incluir un filtro de tiempo de tickets que puede ser:
- Antigüedad: por rango de antigüedad de días, desde 30 a 1 día de antigüedad.
- Fecha de actualización: se debe especificar el rango fijo de fechas (desde/ hasta)
- Si está programado con repetición, entonces este filtro se bloquea ya que una fecha fija solo funcionará para un cierre masivo.
- Se puede configurar un mensaje para enviar al cierre del ticket.
2. Visualizar y gestionar programaciones
Una vez creadas, las programaciones pueden ser gestionadas desde la vista de programaciones:
- Visualización: Se muestra una lista de todas las programaciones activas y desactivadas, siempre y cuando no haya pasado la fecha de próxima ejecución.
- Edición: Al dar click en los 3 puntitos de cada configuración y hacer click en Editar, podrás modificar todos los campos ya configurados.
- Activar/Desactivar: Se puede activar o desactivar una programación según sea necesario.
- Si una programación que se repite se desactiva y vuelve a activarse:
- Si todavía no pasa la fecha de ejecución, se va a ejecutar en su respectiva fecha.
- Si ya pasó la fecha, va a ejecutarse en su siguiente respectiva fecha.
- Eliminar: Si una programación ya no es necesaria, puede ser eliminada.
3. Historial de ejecuciones
Para un seguimiento detallado, la plataforma cuenta con un historial de cambios donde se registra:
- Fecha y hora en que se ejecutó el cierre masivo.
- Responsable de la persona que creó el cierre.
- Detalle de los tickets cerrados.
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